PPT é uma extensão de arquivo para um formato de apresentação usado pelo Microsoft PowerPoint. E nós sabemos que esse importante software de apresentação popular é comumente usado para apresentações de slides educacionais e corporativos.
Todas as imagens de texto, som e vídeo usados na apresentação estão contidos no arquivo PPT. Os arquivos PPT podem ser visualizados pelo PowerPoint, PowerPoint Viewer ou o pacote de software Open Office.
Se você quer dominar essa ferramenta, continue lendo.
A importância do PowerPoint nos negócios
A maioria das pessoas usam o PowerPoint em algum momento dentro da sua empresa. Isso porque é fácil aprender as funções básicas do programa para apresentações simples. Além disso, as informações podem ser facilmente transmitidas por meio de marcadores e imagens em vários slides.
Porém, a maioria das pessoas não se aprofunda na funcionalidade mais ampla do programa. Mas aqueles interessados em gerenciamento de negócios devem examinar tudo o que o PowerPoint tem a oferecer.
Portanto, saber como manipular o programa é uma grande vantagem nos negócios.
Dica para fazer uma apresentação
Tenha em mente que o PowerPoint é uma ferramenta persuasiva para as empresas usarem, mas também deve ser gerenciada com sabedoria.
É fácil para uma reunião de negócios se tornar chata e cheia de fatos muito rapidamente. O criador da apresentação de slides do PowerPoint deve ter isso em mente ao transferir informações para o programa.
Se os slides contiverem muito texto, os visualizadores irão se distrair lendo os longos blocos de palavras e param de ouvir o palestrante.
Por isso, sugiro uso de imagens para capturar totalmente a atenção do público. No geral, o PowerPoint é apenas metade do quebra-cabeça.
A outra metade é fazer uma apresentação verbal estelar para acompanhar o material.
O apresentador deve evitar apenas ler os slides e ser capaz de responder adequadamente a todas as perguntas.
Como tornar as apresentações de negócios em PPT mais eficazes
Confira algumas dicas extraídas de meus programas de treinamento para tornar mais eficaz sua próxima apresentação de negócios em PowerPoint.
1. Comece pela estrutura
Sempre começo meus workshops sugerindo que os apresentadores planejem suas apresentações no papel antes de se sentarem ao computador.
Comece definindo o objetivo da apresentação – o que você deseja que o público faça, sinta, entenda ou aja quando terminar.
A seguir, descreva onde o público está hoje em termos de conhecimento, confiança em você, atitudes e funções na organização.
Depois de ter o ponto de partida e o destino, agora você pode planejar a rota que usará para levar o público pela apresentação.
2. Use cores e fontes fáceis de ver
Você não precisa ter experiência em design gráfico para criar slides visualmente atraentes.
Escolha uma aparência padrão simples para seus slides, de modo que o público tenha consistência visual durante a apresentação.
Selecione cores de fundo e de texto que tenham contraste suficiente para que o texto seja fácil de ler.
Em vez de adivinhar se as cores têm contraste suficiente, verifique as cores com essa Calculadora de contraste de cores.
Para qualquer texto, a pesquisa nos diz que uma fonte sem serifa, como Arial ou Calibri, é mais fácil de ler quando projetada, então use uma dessas fontes.
Para o tamanho da fonte, depende do tamanho da tela e do tamanho da sala, mas se você usar fontes com tamanho de 24-32 pontos, geralmente, estará seguro.
3. Use recursos visuais em vez de apenas slides de texto
O público não quer que você leia slides cheios de texto para ele – as pesquisas mostram que é a coisa mais irritante que os apresentadores podem fazer.
Portanto, use recursos visuais em vez de parágrafos de texto:
Gráficos para ilustrar dados numéricos;
Diagramas para mostrar processos ou fluxos de informações ou bens;
Fotos para mostrar uma pessoa, lugar ou objeto;
Clipes de mídia para trazer as opiniões de outras pessoas para a sua apresentação.
Entre muitos outros recursos visuais que você pode usar.
4. Pratique e Ensaie
Criar sua apresentação no último minuto não é uma boa ideia porque não permite que você pratique e ensaie.
A prática é quando você se senta com sua apresentação e revê mentalmente o que vai dizer e como deseja que o fluxo funcione.
A prática não é suficiente, embora muitos apresentadores pensem que é suficiente.
Você também deve ensaiar sua apresentação ficando de pé e fazendo-a como se fosse real.
Esta é a única maneira de verificar suas palavras, seu visual e se a mensagem é tão clara quanto você deseja.
5. Finalize sua apresentação com as próximas etapas
A pior maneira de encerrar sua apresentação é com um slide que contém a palavra “Perguntas ???” em grande texto em negrito.
Termine sua apresentação falando sobre as próximas etapas que deseja que o público execute para usar as informações fornecidas.
Convide para discutir e fazer perguntas se houver tempo, mas termine com uma forte chamada à ação para que o público saiba o que fazer a seguir.
Se não houver apelo à ação, o público provavelmente não fará mais nada e o objetivo da sua apresentação não terá sido alcançado.
Usando essas cinco dicas, sua próxima apresentação de negócios em PowerPoint será mais eficaz. Afinal, você fornecerá um a estrutura para sua mensagem e a transmitirá de uma maneira que o público a compreenderá.
Caso você queira se aprofundar mais sobre o assunto, conheça os cursos da Salamarela.
Abraços,
